To są realia sprzed kilkudziesięciu lat, a Polska jest tu niechlubnym rekordzistą. W innych państwach już dawno poradzono sobie z tym zagadnieniem. We Francji np. przedsiębiorstwa są zobligowane trzymać dokumenty trzyoko przez 5, a w Kanadzie przez 3 lata.

W związku z tym krajowe firmy są zmuszone do korzystania z usług jednostek zewnętrznych, co szczególnie dotyka niewielkie likwidujące się przedsiębiorstwa, narażając ich właścicieli w przyszłości na duże koszty. Jest nadzieja, że sytuacja zmieni się od 1 stycznia 2018 r. Proponowane zmiany będą korzystne i wpłyną na pewno na obniżenie kosztów zakładów pracy.

Te będą miały obowiązek przechowywać akta osobowe i dokumentację pracowniczą tylko przez ok. 10 lat od dnia zwolnienia pracownika. Dokumenty będzie można przechowywać albo w formie papierowej, albo elektronicznej.

Skrócenie okresu archiwizowania i odejście od formy papierowej będzie wielką ulgą dla firm i… ochrony środowiska. Ale w zamian za to pracodawcy będą zobowiązani do zwiększenie zakresu informacji na świadectwach pracy i dalszego przekazywania danych.

Wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych ma – zgodnie z przygotowywaną propozycją – dysponować Zakład Ubezpieczeń Społeczności. Umożliwi to skrócenie okresu otrzymania akt pracowniczych z 50 do 7-10 lat.

Ten czas ma gwarantować możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie sporu sądowego między pracownikiem a pracodawcą. Ten ostatni miałby obowiązek wydawania pracownikowi rozszerzonego świadectwa pracy, które zawierałoby dane niezbędne ZUS-owi do przyznania wybranego świadczenia.

Ponadto, pracodawca wydawałby pracownikowi wraz ze świadczeniem pracy zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Te same dane pracodawca przekazywałby także do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.