Wynagrodzenie urlopowe pracownika powinno odpowiadać temu, jakie otrzymały, gdyby normalnie pracował. Nie oznacza to jednak, że w podstawie jego wymiaru należy uwzględniać wszystkie świadczenia, jakie uzyskuje zatrudniony. Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego określa art. 172 kodeksu pracy i rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia Aza czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Z § 6 tego rozporządzenia wynika, że  wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się (tzn. nie bierze się pod uwagę przy obliczaniu jego wysokości):
1) jednorazowy lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4) wynagrodzenia na czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowo wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia, rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9) odpraw emerytalnych lub rentownych albo innych odpraw pieniężnych,
10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Dla celów ustalenia wynagrodzenia urlopowych można wyróżnić następujące grupy składników wynagrodzenia za pracę:
składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (zazwyczaj wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, stażowy),
składniki wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (premie kwartalne, półroczne, roczne, nagrody roczne itp.),
składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, które są określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (premie, prowizje, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej, itp.).

Wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce
Zgodnie z § 7 rozporządzenia o urlopach, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Tak więc, jeżeli pracownik otrzymuje stałą miesięczną pensję (bez innych składników) w kwocie np. 2 100 zł, to w miesiącu wykorzystywania urlopu należy mu wypłacić tę kwotę (bez względu na liczbę dni urlopu, którą wykorzystał). W tym przypadku nie ma potrzeby dokonywania jakichkolwiek obliczeń.

Stała stawka miesięczna i zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okres krótszy niż miesiąc.
Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadku znacznego wahania wysokości tych składników wynagrodzenia okres ten może być wydłużony do 12 miesięcy.
PAMIĘTAJ!
W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (tzn. przyjmuje się ich zmienioną wysokość lub ich rodzaj).

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości, przy ustaleniu podstawy wymiaru uwzględniania się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc
Wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równo z okresem wykonywania pracy. W przypadku składników wynagrodzenia, które wypłacane są za okresy dłuższe niż 1 miesiąc pracodawca również nie dokonuje żadnych obliczeń w związku z korzystaniem przez pracownika z urlopu. Należności te wypłaca się bowiem w przyjętych terminach wypłaty tych skalników (np. premia na koniec grudnia, niezależnie od okresu korzystania przez pracownika z urlopu).
Okres urlopu wypoczynkowego jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy także w zakresie prawa do deputatu.

Sposób obliczania wynagrodzenia za godzinę urlopu.
Kiedy ustalone zostaną rodzaj i wysokość zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, tak obliczone wynagrodzenie należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. W ten sposób zostało wyliczone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy. Następnie tak ustalone wynagrodzenie należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Opracowała:
Młodszy Inspektorat Pracy
AGNIESZKA Mamot