1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.u. z 2018 r. poz. 357). Ustawa wprowadza zmiany w zakresie krótszego niż dotychczas okresu jej przechowywania oraz ustanowienie możliwości jej prowadzenia w zakresie elektronicznej.

ZMIANY POSTACI DOKUMENTACJI
Według aktualnie obowiązujących przepisów regułą jest prowadzenie i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i byłych pracowników w formie papierowej.
Od 1 stycznia 2019 r., po zmianie przepisów ustawy, pracodawcy będą mogli zdecydować, w jakiej formie chcą prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, wybierając pomiędzy formą papierową a elektroniczną.
Pracodawca może wielokrotnie zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentacje pracowniczą, przechodząc z formy papierowej na elektroniczną i na odwrót.
Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana jest równoważna z dokumentacją pracowniczą przechowywanej w postaci papierowej.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowanego cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Obowiązki informacyjne:
Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników w sposób przyjęty (np. tablica korkowa, mailing, radiowęzeł) o zamiarze:
- zmiany dotychczasowej formy prowadzeni i przechowywania dokumentacji
- możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Ponadto prac owca jest zobowiązany zawiadamiać w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:
- dzieciom własnym, dzieciom drugim małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
- przyjętym na wychowaniu i utrzymaniu przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- małżonkowie (wdowie i wdowcowi);
- rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na złożony w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika albo
- wymienionych powyżej członków zmarłego pracownika lub byłego pracownika
W przypadku nieodebrania poprzedniej dokumentacji pracowniczej w wyznaczonym terminie, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.