Obecnie obowiązujące przepisy przewidują 50-letni okres przechowywania dokumentacji zawierającej z zatrudnieniem pracowników i byłych pracowników tj.:
Listy płac, kart wynagrodzeń, albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, licząc od daty ustania z nimi stosunku pracy.
Ustawa skraca ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tzn. uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu (art. 94 pkt. 9b k.p.).
Znajdzie on zastosowanie w odniesieniu do dokumentacji wszystkich pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień wejścia w życie ustawy, z wyjątkiem: pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.
W odniesieniu do tych pracowników będzie nadal obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji (art. 5 i 7 ustawy).
Podobnie przedstawia się sprawa dokumentacji pracowników, którzy świadczyli pracę na rzecz danego pracodawcy w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., którzy w dniu 1 stycznia 2019 r. nie będą pozostawali z nim w stosunku pracy.
Ich dokumentacja również powinna być przechowywania przez okres 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
Obowiązek ten może zostać uchylony gdy pracodawca przekaże dokumentację wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i osób świadczących prace na innej podstawie niż stosunek pracy (np. zleceniobiorców) w formie raportów informacyjnych do ZUS.

Okres przechowywania dokumentacji może ulec wydłużeniu, gdy stanowi ona lub może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca:
1) jest stroną tego postępowania;
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania
W tym pierwszym przypadku dokumentację należy przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jednak nie krócej niż do upływu 10 lat od ustania stosunku pracy z pracownikiem, którego dokumentacja dotyczy, po czym ulega ona zniszczeniu.

W tym drugim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy w stosunku do 10 letniego okresu, po upływie którego pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru jej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli przed upływem 10-letniego okresu przechowywania (liczonego od końca roku kalendarzowego, w którym ustał ostatni stosunek pracy pomiędzy tymi samymi strojami) te same strony nawiążą kolejny stosunek pracy, wówczas pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przyjętej formie (elektronicznie lub papierowo). Tym samym, dokumentacja z poprzedniego zakończenia już stosunku pracy nie ulega zniszczeniu. 10-letni okres jej przechowywania będzie liczony „od nowa”, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy po 31 grudnia 2018 r. pracodawca będzie zobowiązany przekazać pracownikowi wraz ze świadectwem pracy w postaci papierowej lub elektronicznej informację, w której należy wskazać:
1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2) możliwości jej odbioru przez pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ustawowego okresu przechowywania,
3) zastrzeżenia, że w przypadku nieodebrania w ww. terminie ulegnie ona zniszczeniu.
Pracodawca jest zobowiązany zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika. W praktyce, pracownik będzie zatem mógł odebrać tę dokumentację jeszcze po terminie wyznaczonym przez pracodawcę, aż do momentu jej zniszczenia. Przy czym możliwość odbioru wspomnianego terminu będzie uzależniona od decyzji pracodawcy.

Opracowała:
Młodszy Inspektor Pracy
Agnieszka Mamot