• poniedzia┼éek, 04 marzec 2019 10:59

Dokumentacja pracownicza ÔÇô obowi─ůzki pracodawcy

Dokumentacja pracownicza ÔÇô obowi─ůzki pracodawcy
Dokumentacja pracownicza ÔÇô obowi─ůzki pracodawcy © archiwum

Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu oddział w Ostrowie Wielkopolskim prowadzi bezpłatne poradnictwo oraz popularyzuje prawo pracy.

Masz zdj─Öia lub film do tego artyku┼éu?   Wy┼Ťlij je do nas!

Typography
  • Small
Udost─Öpnij to

II WYDAWANIE INFORMACJI WRAZ ZE ŚWIADECTWEM PRACY
Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy pracodawca, w przypadku rozwi─ůzania lub wyga┼Ťni─Öcia stosunku pracy, ma obowi─ůzek wraz ze ┼Ťwiadectwem pracy wyda─ç pracownikowi informacj─Ö (w postaci papierowej lub elektronicznej) o:
- okresie przechowywania dokumentacji,
- mo┼╝liwo┼Ť─ç jej odbioru do ko┼äca miesi─ůca kalendarzowego nast─Öpnego po miesi─ůcu, w kt├│rym up┼éyn─ů┼é okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a tak┼╝e
- o zniszczeniu dokumentacji przez pracodawc─Ö w razie braku jej odbioru. Informacje przekazywana pracownikowi powinna by─ç konkretna i zindywidualizowana.
UWAGA!
Powy┼╝szy obowi─ůzek pracodawca ma w stosunku do wszystkich pracownik├│w od 01.01.2019 r. i zwolnionych po tej dacie.
Przepisy przej┼Ťciowe nie zawieraj─ů regulacji, z kt├│rej wynika obowi─ůzek przekazywania informacji, o kt├│rych mowa w art. 946 Kodeksu pracy dla pracownik├│w zatrudnionych przed 01.01.2019 r., dla kt├│rych pracodawca jest zobligowany przechowywa─ç dokumentacj─Ö pracownicz─ů przez okres 50 lat.
Co oznacza, ┼╝e w sytuacji rozstania si─Ö z pracownikiem, dla kt├│rego okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat, pracodawca dla tej grupy os├│b nie przekazuje informacji, o kt├│rej mowa w art. 946 Kodeksu pracy. R├│wnie┼╝ dla pracownik├│w zatrudnionych po 31.12.1998 r., a zwolnionych do dnia 31.12.2018 r., pracodawca nie wydaje informacji dodatkowej, o kt├│rej mowa w art. 946 Kodeksu pracy, do ┼Ťwiadectwa pracy w zwi─ůzku z ustaniem lub wyga┼Ťni─Öciem stosunku pracy.
Natomiast pracodawca, jako p┼éatnik sk┼éadek, b─Ödzie musia┼é wype┼éni─ç obowi─ůzek informacyjny w przypadku skr├│cenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla tej grupy podmiot├│w, tj. w przypadku z┼éo┼╝enia raportu informacyjnego do Zak┼éadu Ubezpiecze┼ä Spo┼éecznych.

II ZNISZCZENIE DOKUMENTACJI
Zgodnie z art. 947 Kodeksu pracy pracodawca ma obowi─ůzek zniszczy─ç dokumentacj─Ö pracownicz─ů w spos├│b uniemo┼╝liwiaj─ůcy odtworzenie jej tre┼Ťci, w terminie do 12 miesi─Öcy po up┼éywie okresie przeznaczonego na odbi├│r dokumentacji pracowniczej.
UWAGA!
Do czasu zniszczenia dokumentacji pracowniczej pracodawca mo┼╝e wyda─ç j─ů by┼éemu pracownikowi.

III OBOWIAZEK WYDANIA KOPII CA┼üO┼ÜCI LUB CZ─ś┼ÜCI DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Zgodnie z nowym art. 9412 Kodeksu pracy, pracodawca wydaje kopi─Ö ca┼éo┼Ťci lub ca┼éo┼Ťci dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika albo
- os├│b, o kt├│rych mowa w art. 949 ┬ž 3 Kodeksu pracy, w przypadku ┼Ťmierci pracownika lub by┼éego pracownika (tj. dzieciom w┼éasnym, dzieciom drugiego ma┼é┼╝onka oraz dzieciom przysposobionym; przyj─Ötym na wychowanie i utrzymanie przed osi─ůgni─Öciem pe┼énoletnio┼Ťci wnukom, rodze┼ästwu i innym dzieciom, z wy┼é─ůczeniem dzieci przyj─Ötych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zast─Öpczej lub rodzinnego domu dziecka; ma┼é┼╝onkowi (wdowie i wdowcowi); rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiaj─ůcym)
- złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
W przypadku wydania kopii członkom rodziny niezbędne jest uprzednie udokumentowanie przez ww.
osoby uprawnienia do odbioru kopii.
Szczeg├│┼éowe zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej przewidziane zosta┼éy w ┬ž 18 rozporz─ůdzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spo┼éecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywania przez pracodawc─Ö w postaci
papierowej, praco wda wydaje kopi─Ö ca┼éo┼Ťci lub cz─Ö┼Ťci dokumentacji pracowniczej:
1) w postaci papierowej, opatrzon─ů podpisem pracodawcy lub osoby upowa┼╝nionej przez pracodawc─Ö potwierdzaj─ůcym zgodno┼Ť─ç kopii z dokumentacj─ů pracownicz─ů, albo
2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporz─ůdzone zgodnie z wymaganymi okre┼Ťlonymi w za┼é─ůczniku do rozporz─ůdzenia, zapisane w formie PDF i opatrzone kwalifikowan─ů piecz─Öci─ů elektroniczn─ů lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upowa┼╝nionej przez pracodawc─Ö potwierdzaj─ůcym zgodno┼Ť─ç kopii z dokumentacj─ů pracownicz─ů.
W przypadku natomiast gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawc─Ö
w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopi─Ö ca┼éo┼Ťci lub cz─Ö┼Ťci dokumentacji pracowniczej:
1) w postaci elektronicznej, stosuj─ůc odpowiednio przepisy rozdzia┼éy 4 rozporz─ůdzenia, albo
2) w postaci papierowej stanowi─ůcej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci
elektronicznej, zawieraj─ůcy opr├│cz tre┼Ťci r├│wnie┼╝ metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby
upowa┼╝nionej przez pracodawc─Ö potwierdzaj─ůcy zgodno┼Ť─ç kopii z dokumentacj─ů pracownicz─ů.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo członkowie jego rodzinie kopię
ca┼éo┼Ťci lub cz─Ö┼Ťci dokumentacji pracowniczej okre┼Ťlonej we wniosku i nie p├│┼║niej ni┼╝ w terminie 30
dni od dnia jego otrzymania.
Wniosek o wydanie kopii do┼é─ůcza si─Ö odpowiednio do cz─Ö┼Ťci B (w przypadku obecnych pracownik├│w
albo C akt osobowych pracownika (w przypadku byłych pracowników).

Opracowała:
Starszy specjalista
Luiza Kotowska

Publikacja:
Sebastian Kalak
Podoba Ci si─Ö?
Rate this item
(0 głosów)
stop-hejt
Dzielenie si─Ö opini─ů jest cenne, ale mo┼╝e rani─ç innych!
Komentujesz? Nie ra┼ä i nie obra┼╝aj innych! "Nie" dla komentarzy zawieraj─ůcych - przemoc, pomawianie, gro┼║by, propagowanie nienawi┼Ťci, fa┼észywe informacje, spam. Widzisz tak─ů wypowied┼║? Zg┼éo┼Ť j─ů, korzystaj─ůc z opcji zg┼éo┼Ť nadu┼╝ycie.