II WYDAWANIE INFORMACJI WRAZ ZE ŚWIADECTWEM PRACY
Zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy pracodawca, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ma obowiązek wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi informację (w postaci papierowej lub elektronicznej) o:
- okresie przechowywania dokumentacji,
- możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następnego po miesiącu, w którym upłynął okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także
- o zniszczeniu dokumentacji przez pracodawcę w razie braku jej odbioru. Informacje przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana.
UWAGA!
Powyższy obowiązek pracodawca ma w stosunku do wszystkich pracowników od 01.01.2019 r. i zwolnionych po tej dacie.
Przepisy przejściowe nie zawierają regulacji, z której wynika obowiązek przekazywania informacji, o których mowa w art. 94⁶ Kodeksu pracy dla pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 r., dla których pracodawca jest zobligowany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat.
Co oznacza, że w sytuacji rozstania się z pracownikiem, dla którego okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat, pracodawca dla tej grupy osób nie przekazuje informacji, o której mowa w art. 94⁶ Kodeksu pracy. Również dla pracowników zatrudnionych po 31.12.1998 r., a zwolnionych do dnia 31.12.2018 r., pracodawca nie wydaje informacji dodatkowej, o której mowa w art. 94⁶ Kodeksu pracy, do świadectwa pracy w związku z ustaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Natomiast pracodawca, jako płatnik składek, będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny w przypadku skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla tej grupy podmiotów, tj. w przypadku złożenia raportu informacyjnego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

II ZNISZCZENIE DOKUMENTACJI
Zgodnie z art. 94⁷ Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresie przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.
UWAGA!
Do czasu zniszczenia dokumentacji pracowniczej pracodawca może wydać ją byłemu pracownikowi.

III OBOWIAZEK WYDANIA KOPII CAŁOŚCI LUB CZĘŚCI DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Zgodnie z nowym art. 94¹² Kodeksu pracy, pracodawca wydaje kopię całości lub całości dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika albo
- osób, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (tj. dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym; przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; małżonkowi (wdowie i wdowcowi); rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym)
- złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
W przypadku wydania kopii członkom rodziny niezbędne jest uprzednie udokumentowanie przez ww.
osoby uprawnienia do odbioru kopii.
Szczegółowe zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej przewidziane zostały w § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywania przez pracodawcę w postaci
papierowej, praco wda wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
1) w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganymi określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
W przypadku natomiast gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę
w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
1) w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziały 4 rozporządzenia, albo
2) w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci
elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby
upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo członkowie jego rodzinie kopię
całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30
dni od dnia jego otrzymania.
Wniosek o wydanie kopii dołącza się odpowiednio do części B (w przypadku obecnych pracowników
albo C akt osobowych pracownika (w przypadku byłych pracowników).

Opracowała:
Starszy specjalista
Luiza Kotowska